Los errores más habituales en los correos electrónicos

Hoy, el correo electrónico se convirtió en el protagonista de todas las comunicaciones en el mundo, tanto en círculos profesionales como en los personales. Actualmente, miles de reuniones, acuerdos, alianzas, contratos, entre otros, se cierran con esta herramienta pero, ¿cuántos errores se comenten en estos correos?, ¿se transmiten con suficiente claridad los mensajes?

 

Las comunicaciones hace 15 años eran muy diferentes. Antes el correo postal, el teléfono y los faxes eran las herramientas más habituales para comunicarse, siendo mucho más lentas, costosas e ineficaces.

 

Hoy, el correo electrónico se convirtió en el protagonista de todas las comunicaciones en el mundo, tanto en círculos profesionales como en los personales. A pesar de las declaraciones deRay Tomlinson, creador de e-mail: “para cosas importantes, el correo convencional”, actualmente, la mayoría de las comunicaciones se gestan por esa vía.

 

Por eso, el portal de empleos Trabajando.com ofrece una serie de consejos para mejorar la comunicación de la herramienta más importante y eficaz de la actualidad.

 

Antes de comenzar a redactar un e-mail, se deben tener cuenta las siguientes preguntas:

 

·    ¿Cuál es el motivo del mensaje?

·    ¿Quiénes son los destinatarios del mensaje?

·    ¿Qué se quiere obtener de ellos?

 

-    La importancia del “asunto”. No hay que olvidar completar este importantísimo campo, es la columna vertebral del mensaje. Cuando se abre el correo a primera hora de la mañana, lo primero  es priorizar dichos mails y aquellos que no tengan asunto, perderán toda importancia.

-    Cuidar el “tono”. Siempre que se mande un mail, hay que ponerse en el lugar del destinatario, el emisor es el único que sabe lo que quiere comunicar, por ello hay que explicar todos los detalles. Evitar las ironías y las bromas para no llegar a malentendidos, puede ser útil.

 

-    La “estructura”. Los mails tienen que ser atractivos, claros y concisos. En los correos largos y sin ritmo, el mensaje se debilita y no consigue tener el impacto deseado.

 

-    No descuidar la “gramática” ni la “ortografía”. Los e-mails no son mensajes de texto, aquí no hay límite de caracteres, por lo que hay que conservar un estilo ortográfico correcto y un discurso coherente.

 

-    Utilizar el “Responder”. Siempre hay que intentar usar esta opción para hacerle llegar al destinatario el correo inicial al que se responde, así se mantiene el hilo de la conversación.

 

-    Intentar “personalizar” los mails. Este detalle quedará como un gesto de compromiso y acercamiento hacia la persona receptora del correo, generará un clima de mayor confianza.

 

Fuente: www.trabajando.com.ar